Роль внутренних коммуникаций в процессе адаптации персонала

В данном варианте подсистема адаптации персонала также выделяется в самостоятельное структурное подразделение в составе Службы по управлению персоналом.
Важным этапом построения организационной структуры является формирование связей между подсистемами: линейное подчинение (непосредственно административное), функциональные связи (консультирование смежного подразделения, методическое обеспечение), соисполнительство, функциональное обслуживание (подготовка информации, например, для смежного подразделения по обеспечению процесса принятия управленческого решения).
Коммуникации в компании осуществляются следующим образом:
- через систему распорядительных документов,
- через внутренние организационные мероприятия (планерки, совещания),
- через корпоративный почтовый портал,
- через внутренний корпоративный чат для СМС-сообщений,
- для мобильной передачи объемных файлов используется внутренний сервер,
- через информационные стенды в офисах и на территории заводов.
В компании разработано и действует положение об адаптации сотрудников, которое включает описание всех инструментов: вводный инструктаж, наставничество, первично обучение, тестирование, собеседования и т.п.
Успешность адаптационного периода в полной мере возлагается на наставника, в связи с чем ему даются очень обширные полномочия. Например, вопросы о перемещении и стажировках также решаются при участии наставника. Такое наставничество осуществляется до 35 лет.
Во время адаптации большинство новых рабочих и служащих несколько месяцев проходят подготовку по специально разработанной фирмой программе. Обучение построено таким образом, чтобы развивать мощный корпоративный дух уже на этапе специального обучения и участвовать в обсуждении проблем и задач подразделения. Более того, многие молодые рабочие и служащие в течение нескольких лет после поступления на работу живут в общежитиях фирмы.
В таблице 1 приведено содержание ориентационной программы, принятой во многих японских компаниях и призванной ознакомить новых работников с максимально широким кругом сведений об организации и ее деятельности.
Таблица 1 - Типичная тематика ориентации новых работников в японских компаниях
Тема Содержание
Информация о компании Основная информация, оргструктура и основные направления деятельности компании, долгосрочные и краткосрочные планы, бюджет и финансовая ситуация, отношение работников и работодателя, профсоюзы, условия труда и трудовой распорядок, структура зарплаты, социальное обеспечение и дополнительные льготы.
Продукция Основная номенклатура продукции фирмы, цена и пользователи основной продукции, ее конкурентоспособность в сравнении с продукцией конкурентов.
Производствоо Структура производства, принципы работы, производственные потоки, действующая система управления производством, основные принципы, обеспечивающие эффективность производственного процесса.
Продажи Реклама и доля, которую занимает на рынке продукция компании, перспективы и тенденции конкурентной борьбы, организация продаж, техника и методы продаж.
Основные трудовые навыки Овладение необходимыми профессиональными знаниями и основными рабочими навыками на уровне, отвечающем требованиям к должности. Установление рабочих связей, правильная организация рабочего места.

Особое внимание в адаптации специалиста отводят программе воспитания корпоративной культуры, преданности имиджу компании, чувства гордости за свою организацию. Корпоративный дух фирмы возникает за счет посвящения работника в дела компании, приобщения к ее атмосфере, выполнения миссий и задач. У каждой организации есть своя рабочая форма, девиз или гимн, ритуалы, проведение конференций. Много молодых сотрудников компании после прихода на работу в организацию живут в ее общежитиях несколько лет.
Результативность персонал-технологий адаптации зависит от множества организационных и иных факторов:
- от уровня развития системы управления персоналом, ее комплексности и эффективности,
- от уровня понимания значимости персонал-технологий адаптации в системе развития персонала и достижения конкурентоспособности компании,
- от особенностей процесса управления поведением персонала и оценки уровня его вовлеченности в развитие компании,
- от психологических характеристик сотрудника и уровня его личностной мотивации к трудовой деятельности и работе в данной компании,
- от агрессивности воздействия факторов внешней среды на систему управления персоналом компании (ситуации на рынке труда, восприятия компании социальной средой, особыми требованиями к персоналу компании со стороны общественности и т.п.),
- от уровня открытости и демократичности сформированных в компании межличностных отношений.
Безусловно, компания должна уметь противостоять или нивелировать вышеуказанные факторы или использовать их в пользу совершенствования системы адаптации персонала.
Таким образом, подсистема адаптации персонала занимает важную часть в системе управления персоналом в компании. Ввиду этого, служба развития персонала концентрирует свои усилия в направлении повышения эффективности применения технологий адаптации на всех этапах данного процесса с учетом специфики компании и стадии ее развития, а также целевых ориентиров.


2.2. Направления оптимизации внутренних коммуникаций в процессе адаптации персонала


В настоящее время компания использует следующие формы внутренних коммуникаций, которые в том числе используются для адаптации новых сотрудников:
- корпоративный сервер, на котором представлена вся информация о компании, направлениях ее деятельности, характеристика структурных подразделений, должностных обязанностей, положения об отделах и планах и отчетах развития,
- внутрикорпоративный чат,
- информационные стенды, на которых расположена самая актуальная информация о деятельности компании,
- ежедневные планерки,
- корпоративные мероприятия.
В компании наиболее эффективным методом адаптации персонала является наставничество. Наставник реализует следующие функции:
- демонстрирует личным примером процесс выполнения трудовых обязанностей,
- предоставляет всю необходимую информацию сотруднику,
- восполняет проблемы в образовании, необходимые для поддержания нужного уровня знаний в целях осуществления трудовой деятельности,
- исправляет ошибки,
- консультирует по вопросам развития,
- контролирует трудовую дисциплину,
- ходатайствует об изменении мотивации сотрудника.
В связи со столь важной функциональной нагрузкой к наставнику предъявляются очень высокие профессиональные и личностные требования.
Безотносительно к специфике отдельных структурных подразделений и должностей, в компании существует ряд общих, базовых процедур и компонентов адаптации таких как:
- выделение рабочего места для нового сотрудника;
- знакомство сотрудника с коллективом;
- ознакомление с традициями, стилем общения и взаимоотношениями, принятыми в организации;
- изучение правил внутреннего трудового распорядка;
- разъяснение сотруднику должностных обязанностей;
- проведение необходимого инструктажа;
- знакомство сотрудника с задачами организации, своими новыми задачами, зоной ответственности и с полномочиями;
- ознакомление сотрудника с системой материальной и нематериальной мотивации и социальным пакетом организации;
- закрепление наставника за новым сотрудником;
- ознакомление сотрудника с требованиями к выполняемой работе;
- с технологической стороной организации и бизнес-процессами;
- разъяснение задач новому сотруднику на период испытательного срока и объяснение критериев их оценки;
- корректировка и контроль качества работы в период испытательного срока; дальнейшая поддержка и развитие сотрудника после окончания испытательного